湖南科技学院办学始于1941年,前身为湖南省立第七师范学校,2002年由原零陵师专升格为本科院校,定名零陵学院,2004年更名为湖南科技学院。经过70余年的建设和发展,现已成为湖南省一所综合性应用型本科院校。
1989年3月,学校成立文书综合档案室,属校党委行政办公室内设机构,编制2人。1996年1月被授予湖南省三级档案室。2008年被湖南省档案局授予档案工作规范化管理“省二级”档案室。
为了适应学校各项工作快速发展的需要,切实提高我校档案工作的管理水平,2015年4月,学校成立档案馆,副处级建制,受分管档案工作的校领导直接领导,档案馆党务工作挂靠党政办。同期人事档案室从人事处归入档案馆管理。调整了学校档案工作领导小组成员,建立了以校长主管、档案馆负责、各校属负责人为依托、基层档案员为基础的档案管理网络。2016年3月,学生档案室从教务处划入档案馆管理。时档案馆馆舍面积224平方米,编制4人,其中副高职称3人,本科及以上学历4人。
至2017年底,档案馆建立起了13个档案门类。文书综合档案检索系统、人事档案管理系统和毕业生档案去向查询系统已建成使用。编制了学校大事记、组织沿革和重要文件汇编等档案参考资料。
为了支持学校档案迅速发展,学校决定将老图书馆二楼整层作为新档案馆场地。2017年7月开始对老图书馆二楼进行整体改造装修。2018年4月21日,档案馆整体搬迁至新档案馆。5月31日,我校1995年前的文书综合档案771卷从永州市档案馆接收回馆。
现新档案馆馆室面积近600平米,新添置了新型密集架、去湿机、防磁柜、扫描仪、复印机、速拍仪及监控等现代化管理设备。 截止2019年7月,共管理9500卷、100002 件文书档案,1500卷人事档案,1071件实物档案,325卷设备档案,11946张照片档案,1214卷科技档案,15000余卷学生档案。
从2019年起,学校支持档案馆着力进行档案信息化建设。